Администрирование процессов — починка зависших

Что вы узнаете#

• Когда и зачем использовать Администрирование процессов
• Как найти зависший процесс и диагностировать проблему
• Доступные админские действия и когда что применять
• Стандартный диагностический поток при жалобе «застряло»

Что такое Администрирование процессов#

Большую часть времени документ проходит согласование без сбоев: задачи назначаются, согласующие действуют, документ приходит к Согласован или Отклонён. Но иногда что-то идёт не так и тихо останавливает процесс с точки зрения обычного пользователя:

• Задача назначена должности, которая сейчас вакантна (человек ушёл; никто не заменил).
• URL обратного вызова, указывающий на внешнюю систему, перестал отвечать.
• Скрипт выполнения (внутренний шаг, который VAT Portal запускает между задачами) упал на плохих данных.

Когда такое случается, движок процесса ставит экземпляр в статус Обслуживание. Обычные пользователи видят, что документ вечно висит на «На согласовании». Сюда приходит Администрирование процессов: диагностический и ремонтный инструмент, позволяющий админам видеть, почему экземпляр застрял, и действовать, чтобы разблокировать.

Открытие Администрирования процессов#

Документооборот → Администрирование процессов в боковой панели. Пункт появляется, только если у учётной записи есть право — конкретно на ресурс wfl_instance. Если не видите, доступа нет.

Страница-список — найти зависший экземпляр#

Список Администрирования показывает каждый экземпляр процесса компании.

Верх страницы:

• Шесть вкладок-фильтров статуса: Все, Активные, Согласованные, Отклонённые, FailedToInitiate и Обслуживание. Вкладка Обслуживание подсвечена янтарным специально — привлекает внимание, потому что обычно это то, что интересует.
• Поле поиска ID документа — полезно, если пользователь дал номер документа и хотите перейти прямо к его экземпляру процесса.

Таблица показывает:

• ID экземпляра
• ID документа
• Статус (цветной значок)
• Создал (разрешено в имя)
• Метки времени Создан / Обновлён
• Комментарий (краткая заметка, если есть)

Клик по строке открывает её страницу деталей.

Страница деталей — диагностика проблемы#

При клике по застрявшему экземпляру получаете детальный вид со всем нужным, чтобы понять, что пошло не так.

Общая информация и URL обратных вызовов#

Сверху две карточки с основами:

• Общая информация — ID экземпляра, ID процесса, ID документа (кликабелен — открывает страницу деталей документа в той же вкладке), текущий статус, прикреплённый комментарий.
• URL обратных вызовов — initUrl и completeUrl, настроенные в процессе. Это внешние HTTP-эндпоинты, которые VAT Portal вызывает при старте и завершении процесса. Неправильно настроенные URL — частый источник зависаний.

Экземпляры задач#

Сворачиваемая таблица со списком каждой задачи в экземпляре:

• Имя задачи, номер шага (cons), статус, кто завершил (если кто-то), комментарий и столбец Ошибка, показывающий число > 0, если задача ошибкой.

Действия на задачу (при праве обновлять):

• Редактировать Push Result — настроить webhook, срабатывающий после завершения задачи.
• Редактировать Ask Approval — настроить webhook, срабатывающий для запроса согласования.
• Триггернуть Push Result — вручную запустить коллбэк push-result для уже согласованной задачи. Виден только для Согласованных. Полезен, когда оригинальный вызов не прошёл и нужно повторить.

Скрипты — основной диагностический инструмент#

Скрипты — маленькие внутренние команды, которые VAT Portal запускает во время обработки процесса — вроде «активировать эту задачу», «запустить этот webhook», «перейти к следующему шагу». Карточка Скрипты перечисляет каждый скрипт, который был выполнен (или попытался) для экземпляра, по порядку.

• Успешные скрипты — обычные.
• Неудачные скрипты подсвечены красным — красная левая рамка, красный фон, сообщение об ошибке красным под деталями.

Это самая полезная карточка для диагностики. Если процесс застрял, один из этих скриптов упал; сообщение об ошибке обычно говорит, что пошло не так, довольно человеческим языком:

• «Не найден активный пользователь для должности ID 42» → должность вакантна, назначьте пользователя
• «URL недоступен: http://erp.internal/api/callback» → эндпоинт коллбэка лежит или неправильно настроен
• «Значение поля не конвертируется в число» → данные в документе не соответствуют ожиданиям условия

Увидев ошибку, вы знаете, что чинить.

Админ-действия#

Карточка Админ-действия — где вы вносите изменения. Доступные кнопки зависят от статуса и прав.

Стандартный диагностический поток#

Рутина, покрывающая большинство реальных инцидентов:

1. Откройте Администрирование процессов → отфильтруйте по Обслуживание. Если пусто, система не застряла — возьмите у пользователя реальный ID документа, поищите его и посмотрите статус.
2. Кликните застрявший экземпляр — открывает страницу деталей.
3. Прокрутите к карточке Скрипты. Найдите первый красный скрипт. Прочитайте сообщение об ошибке.
4. Почините корневую причину — вне Администрирования. Примеры:
   • Вакантная должность → HR → Должности → Сотрудники, назначьте кого-то.
   • Плохой URL коллбэка → вернитесь к карточке Админ-действия и нажмите Обновить URL.
   • Пользователь удалён → либо переназначьте в HR, либо обновите URL.
   • Ошибка вычисления условия → возможно, нужно починить дизайн процесса в Редакторе потока; для текущего застрявшего экземпляра Отклонить и попросить пользователя исправить/переотправить часто самый быстрый путь.
5. Нажмите Реактивировать. Процесс возобновляется с точки остановки. Если пройдёт чисто, статус уходит из Обслуживание, и застрявший документ продолжает.
6. Если Реактивировать не удалось (скрипт снова упал), прочитайте новое сообщение и вернитесь к шагу 4.

Если корневую причину нельзя починить и экземпляр должен закончиться, Отклоните с ясным комментарием о причине. Пользователь затем может исправить и переотправить как новый запуск.

Админ-действия на задачу (Push Result / Ask Approval)#

Настройки webhook на отдельных задачах существуют для интеграций с внешними системами. Большинство админов их не трогают — настраивают один раз при проектировании процесса и оставляют. Могут понадобиться, когда:

• Внешняя система сменила эндпоинт, и URL webhook нужно обновить для конкретного экземпляра.
• Push-result коллбэк изначально упал (внешняя система лежала), а теперь вернулась — хотите повторить — используйте Триггернуть Push Result на Согласованной задаче.

Если не уверены, редактировать ли, не редактируйте. Поговорите с тем, кто настраивал оригинальную интеграцию.

Частые вопросы#