Дополнительное администрирование процессов

Что вы узнаете#

• Как назначить существующий процесс типу документа
• Как скопировать существующий процесс как отправную точку для нового
• Как редактировать и настраивать существующую задачу (помимо базового из Создания)
• Как прикрепить поля на задачу, которые согласующие заполняют на своём шаге

Обзор#

Создание процессов согласования покрыло первоначальную настройку — создание процесса, добавление задач и назначение типу при создании. Эта статья — о том, что идёт дальше: подключение существующих процессов к новым типам, клонирование для вариантов и настройка параметров задач со временем по мере зрелости процесса.

Всё это происходит на странице списка Процессы согласования или внутри страниц деталей отдельных процессов.

1. Назначение процесса типу документа#

Процесс может быть связан с типом двумя способами: при создании (покрыто в Создание процессов согласования) или позже, как явное назначение. Используйте второй путь, когда:

• Процесс создан отдельно на странице Процессы согласования и ещё во вкладке Не назначены.
• Хотите сделать один процесс доступным на нескольких типах.
• Наследуете процесс от очистки другого типа.

Со стороны типа документа#

1. Откройте Документооборот → Типы документов → [тип].
2. Прокрутите к карточке Процессы.
3. Нажмите Назначить процесс (или аналогичную кнопку).
4. Открывается диалог Назначение процесса, показывающий каждый не назначенный активный процесс.

5. Используйте поиск, чтобы сузить список.
6. Отметьте каждый процесс, который хотите прикрепить к типу — можно несколько.
7. Нажмите Назначить.

Выбранные процессы появляются на карточке Процессы типа. Каждый становится выбираемым при Запустить согласование, и один можно обозначить как по умолчанию (см. Создание процессов согласования).

Со страницы Процессы согласования#

1. Откройте Документооборот → Процессы согласования.
2. Отфильтруйте по Не назначены.
3. Найдите строку и нажмите действие Назначить.
4. В диалоге выберите целевой тип.
5. Подтвердите.

Этот путь — при чистке процессов или когда хотите видеть все не назначенные сразу.

2. Копирование существующего процесса#

Копирование — самый быстрый способ создать вариант того, что уже работает. Копия начинает идентичной источнику — те же имена задач, назначенные, длительности и маршрутизация — и вы дорабатываете отличия.

Когда копировать#

• Нужен чуть другой вариант существующего для нового типа.
• Хотите безопасно экспериментировать — клонировать, поменять, протестировать, затем оставить или выбросить, не затрагивая оригинал.
• Структура процесса нетривиальна, и перестроение с нуля заняло бы дольше, чем клонирование и редактирование.

Как копировать#

1. Откройте Документооборот → Процессы согласования.
2. Найдите процесс для копирования в списке.
3. Нажмите меню из трёх точек в строке и выберите Копировать.
4. В диалоге введите новое имя (предзаполнено «{оригинал} (копия)»).
5. Нажмите Копировать.

Новый процесс появляется в списке со всеми задачами, назначенными, длительностями и настройками оригинала. Изначально не назначен — можно назначить типу потом (раздел 1).

Что копируется — а что нет#

Копируется:

• Общие настройки процесса (название, дайджест, URL, флаг подтверждения создателем).
• Каждая задача, включая назначенного, длительность, напоминание, настройки делегирования, тип уведомлений и тип выполнения.
• Условия уровня задачи, настроенные в Редакторе потока (правила маршрутизации по пользователю и полю).
• Поля на задачу, настроенные через Поля задачи (раздел 3).

Не копируется:

• Назначение типу документа — копия начинает не назначенной.
• Любые документы или запущенные экземпляры согласования — копия свежая.
• Флаг isDefault — копия не является процессом по умолчанию ни на одном типе (так как ещё не назначена).

3. Настройка задач процесса (помимо создания)#

Как только у процесса есть задачи, большую часть непрерывного админ-времени потратите на тонкую настройку — корректировку назначенных при изменениях оргструктуры, пересмотре длительностей или добавлении полей на задачу. Этот раздел покрывает частые правки.

Редактирование задачи#

1. Откройте страницу деталей процесса.
2. Прокрутите к карточке Задачи.
3. Нажмите иконку редактирования (карандаш) в строке задачи.
4. Открывается диалог Редактирование задачи — та же форма, что и Создание, предзаполненная текущими значениями.
5. Измените нужное:
   • Название — переименовать шаг.
   • Тип назначенного / Назначенный — сменить маршрутизацию.
   • Длительность / Напоминание — корректировать сроки.
   • Тип уведомлений — переключить между Нет / Email / SMS / Оба.
   • Флаги делегирования — переключить Разрешить делегирование и Подтвердить действие делегирования.
   • Авто-завершение — если вкл, задача завершается после заполнения всех обязательных полей.
   • Тип выполнения — редко меняется после создания.
6. Нажмите Сохранить.

Изменения применяются только к новым запускам. Текущие согласования используют настройки задачи, какими они были на старте — это специально, чтобы перенастройка не ломала запущенные.

Прикрепление полей к задаче (поля уровня задачи)#

Поле задачи — поле, которое согласующий заполняет в рамках выполнения. Отличается от полей документа, заполняемых создателем при подаче.

Примеры:

• Согласующий записывает согласованную сумму, которая может отличаться от запрошенной создателем.
• Согласующий добавляет бухгалтерский код или референсный номер, известные только при проверке.
• Согласующий подтверждает чекбокс соответствия или вводит заметку-обоснование.

Эти поля появляются на странице деталей задачи согласующего рядом с выдержкой документа. Согласующий должен заполнить все обязательные поля задачи, прежде чем отправить Согласовать.

Как добавить поля задачи#

1. На странице деталей процесса в карточке Задачи нажмите иконку поля задачи (или откройте её меню действий и выберите Поля).
2. Открывается диалог Поля задачи для этой задачи.

3. Нажмите Добавить, чтобы открыть выбор поля — перечисляет каждое поле из библиотеки полей (см. Управление дополнительными полями), ещё не прикреплённое к задаче.
4. Отметьте поле(я), подтвердите. Поля появляются в списке.
5. У каждого прикреплённого переключайте Обязательное. Обязательные должны быть заполнены согласующим перед отправкой Согласовать.
6. Используйте иконку корзины, чтобы убрать поле.

Явной кнопки Сохранить нет — каждое переключение или добавление/удаление сохраняется сразу.

Важные различия#

• Поля задачи (этот раздел) живут на конкретной задаче в конкретном процессе. Заполняются согласующим, действующим на ней.
• Поля типа документа с переключателем только-для-задачи (см. Добавление полей в тип документа) — другой механизм. Они живут на типе и появляются на той задаче процесса, которая настроена их показывать.

Большинство админов начинают с полей типа документа (включая только-задача), потому что они проще и работают между процессами. Используйте поля на задачу, прикреплённые здесь, когда нужно поле, специфичное одному шагу одного процесса.

Частые вопросы#

Для большинства случаев поле документа только-задача проще и многоразовее. К полям задачи (эта статья) идите, только когда данные действительно специфичны одному шагу одного потока.