Согласование задачи
Что вы узнаете
- Как просмотреть задачу и её документ
- Как заполнить поля, требуемые задачей
- Как согласовать, добавить комментарий и прикрепить файлы
- Что происходит с документом после согласования
Что делает согласование
Когда вы согласуете, вы говорите «этот шаг процесса завершён — двигаемся дальше». VAT Portal затем продвигает согласование к следующей задаче потока, которая попадает в Мои задачи следующему назначенному. Если ваше согласование было последним, документ переходит в статус Согласован и процесс завершается.
Согласования окончательны для вашего шага. После нажатия Согласовать отменить из UI нельзя. Если ошибка была и её нужно откатить, создателю придётся дождаться исхода (Согласован или Отклонён) и затем сделать исправление — или администратор должен вмешаться.
Открытие задачи
Самый быстрый способ:
- Откройте Документооборот → Мои задачи в боковой панели.
- Нажмите задачу, над которой хотите работать.
Ещё можно открыть задачу из карточки Мои задачи на Дашборде или по прямой ссылке, если кто-то её поделил.
Страница деталей задачи на десктопе имеет две колонки:
- Левая колонка — контекст для принятия решения: выдержка из документа, поля задачи для заполнения, существующие вложения, доска обсуждений.
- Правая колонка — метаданные задачи (срок, кому назначена, когда активирована) и Панель действий, где вы согласуете, отклоняете или делегируете.
Просмотр документа
Прочитайте карточку Выдержка из документа слева. Она показывает:
- Заголовок — о чём документ.
- Содержимое — основной текст (форма-заявка) или шаблон, использованный для создания.
- Значения полей — данные, введённые создателем (сумма, даты, отдел и т.д.).
Если что-то неясно, используйте Доску обсуждений (тоже слева), чтобы задать вопрос создателю. См. Использование доски обсуждений.
Заполнение полей задачи (если есть)
Некоторые задачи требуют ввести дополнительную информацию при согласовании — например, бухгалтерский код, заметку проверяющего, согласованную сумму. Они появляются в карточке Поля задачи слева.
При нажатии Согласовать поля, помеченные красной звёздочкой (*), обязательны — без них согласование не завершить. Необязательные можно оставить пустыми.
Если карточки Поля задачи нет, задача не требует дополнительного ввода.
Согласование, пошагово
- В правой колонке нажмите зелёную кнопку Согласовать.
- Кнопка подсвечивается, показывая выбор, а под ней разворачивается небольшая форма.
- (Необязательно) Напишите комментарий, поясняющий согласование — полезно для истории аудита и для следующего согласующего или создателя.
- (Необязательно) Прикрепите поддерживающие файлы, нажав Загрузить и выбрав их. Можно прикрепить несколько; каждый можно удалить до отправки.
- Если у задачи есть обязательные поля (левая колонка), заполните сейчас.
- Нажмите зелёную кнопку Согласовать внизу формы, чтобы отправить.
- На кнопке крутится спиннер, пока согласование обрабатывается.
- Через момент появится зелёная галочка и «Перенаправление…».
- Вы возвращаетесь в Мои задачи; только что согласованной задачи там больше нет.
Что происходит дальше
За кулисами VAT Portal делает несколько вещей:
- Задача помечается как выполненная.
- В истории документа записывается ваше согласование, комментарий и прикреплённые файлы.
- Процесс продвигается к следующей задаче (или завершается, если это был последний шаг).
- Назначенные на следующую задачу видят её в своих Моих задачах.
- Если это был последний шаг, документ переходит в статус Согласован.
Создатель и все, кто следит за документом, могут видеть, что вы действовали — секция Копии рабочего процесса документа показывает статус каждой задачи.
Если подтверждение занимает время
Большинство согласований завершаются за несколько секунд. Если дольше примерно 30 секунд, VAT Portal перестаёт ждать и показывает янтарную заметку, что процесс продолжается в фоне.
Когда это происходит:
- Не нажимайте Согласовать снова — оно уже отправлено.
- Подождите немного, затем вернитесь в Мои задачи.
- Задача должна исчезнуть, подтверждая, что всё сделано.
Если через минуту-две задача всё ещё там — что-то пошло не так. Свяжитесь с администратором или попробуйте снова.
Частые вопросы
Я нажал Согласовать по ошибке. Можно отменить?
Не из UI. После отправки следующая задача уже ушла. Если нужно откатить, создателю придётся дождаться итога (Согласован или Отклонён) и затем сделать исправление — или администратор может вмешаться через Администрирование процессов.
Не вижу кнопки Согласовать.
Несколько возможностей:
- Задача больше не активна (кто-то уже действовал или её делегировали от вас).
- Вы открыли задачу, которая вам не назначена. Проверьте, что она в вашем списке Мои задачи.
- Если вид показывает «Занимает дольше ожидаемого» или подобное, задача, возможно, уже завершена — вернитесь в Мои задачи.
Почему некоторые поля помечены * и страница не даёт согласовать, пока не заполню?
Эти поля настроены как обязательные дизайнером процесса. Бэкенд требует — при попытке пропустить получите ошибку сервера. Заполните перед нажатием Согласовать.
Можно согласовать и приложить подписанный PDF одновременно?
Да. Используйте Загрузить в форме действия, чтобы приложить один или несколько файлов к согласованию.
Нужна дополнительная информация от создателя, прежде чем согласовать.
Используйте Доску обсуждений на странице задачи. См. Использование доски обсуждений. Создатель увидит вопрос на своей стороне документа и сможет ответить. Задачу можно держать открытой, пока идёт беседа — согласование только завершает задачу.
Согласую от чьего-то имени — как это указать?
Задачи в VAT Portal согласует текущий залогиненный пользователь. Если вы за кого-то подменяете, они должны сначала делегировать задачу вам через UI — тогда история покажет цепочку делегирования. См. Делегирование задачи.
Задача на сегодня, и я согласую прямо в срок. Нормально?
Да — срок это ориентир, а не замок. Можно согласовать до, в или даже после срока. Задача с прошедшим сроком просто показана как просроченная; не исчезает и автоматически не отклоняется.