Документооборот — обзор
Что вы узнаете
- Что такое Документооборот и какого рода вещи он обрабатывает
- Словарь: типы документов, документы, процессы согласования, задачи, поля
- Жизненный цикл документа — от создания до согласования или исправления
- Где всё находится в боковой панели
- Что делают конечные пользователи, а что — администраторы
Что такое Документооборот
Документооборот — это система согласования VAT Portal. Любой документ, который ваша компания хочет отправить на проверку, может пройти через Документооборот: заявки на отпуск, счета поставщиков, разрешения на командировки, отчёты о расходах, договоры — что угодно.
Ключевая идея — настраиваемость. Вместо фиксированного набора форм ваш администратор определяет типы документов, подходящие вашему бизнесу, шаги согласования для каждого и правила маршрутизации. Конечные пользователи затем используют то, что настроено — они создают документы, реагируют на назначенные им задачи и отслеживают свои документы.
Два типа документов
Документооборот поддерживает два разных типа документов, и прежде чем идти дальше, стоит понять это различие.
Файловые документы
Вы загружаете существующий файл — обычно PDF, документ Word или скан — и прогоняете его через согласования. Используйте, когда документ уже существует как файл и людям нужно только просмотреть и подписать. Подходит для договоров, счетов поставщиков, отсканированных чеков.
Формы-заявки
Вы заполняете структурированную форму с полями (текст, числа, даты, списки, переключатели). Файл прикладывать не нужно — сама форма является документом. Подходит для внутренних заявок: отпуск, командировки, заявки на ИТ-оборудование, возмещение расходов.
Каждый документ в VAT Portal — либо один, либо другой. Администратор решает, какой тип использует каждый вид документа при настройке.
Строительные блоки
Несколько терминов встречаются во всех других статьях Документооборота. Разобраться с ними сейчас сэкономит много времени позже.
| Термин | Что это |
|---|---|
| Тип документа | Шаблон. Например, «Заявка на отпуск», «Счёт поставщика», «Разрешение на командировку». Определяет, какие поля документ захватывает и какой процесс согласования использует. Настраивают администраторы. |
| Документ | Конкретный экземпляр типа документа с реальными данными — ваша конкретная заявка на отпуск на следующую неделю, счёт конкретного поставщика. Это то, что создают конечные пользователи и что проходит через согласования. |
| Поле | Одна единица данных, привязанная к типу документа (сумма, дата, отдел, причина). Поля могут быть текстом, числами, датами, списками, переключателями Да/Нет и др. |
| Процесс согласования (также рабочий процесс) | Последовательность шагов согласования, через которые проходит документ. Например: «Менеджер согласовал → Финансы проверили → CEO подписал». Настраивают администраторы. |
| Задача | Один шаг процесса согласования, назначенный конкретному человеку, группе, должности или отделу. Когда задача попадает к вам, она появляется в вашем списке Мои задачи. |
| Исправление | Новая версия отклонённого документа. Если документ отклонили, можно исправить проблему и отправить заново без потери истории. |
Жизненный цикл документа
Каждый документ проходит через предсказуемый набор статусов:
Активен ────► На согласовании ────► Согласован
(черновик) (на проверке) (завершён)
▲ │
│ ▼
└── Отклонён ── (создатель «Исправить» → назад в Активен)
- Активен — только что создан. Создатель ещё может редактировать или удалить. Никто другой пока не видит его в своём списке задач.
- На согласовании — создатель запустил процесс. Документ проходит через задачи. Каждый назначенный действует на своём шаге по очереди.
- Согласован — каждый шаг согласован. Документ финальный; больше изменений нет.
- Отклонён — кто-то по пути отклонил. Документ остановился. Создатель может удалить или нажать Исправить, создать новую версию, исправить проблему и запустить процесс снова.
Один документ может пройти через цикл «Отклонён → Исправление → На согласовании» сколько угодно раз. Каждое исправление повышает версию (v1 → v2 → v3 …), полная история сохраняется.
Что делает Документооборот полезным
Несколько функций, постоянно всплывающих в статьях про задачи:
- Пользовательские поля — у каждого типа документа свой набор полей, спроектированный администратором, чтобы захватить именно те данные, что нужны компании.
- Условная маршрутизация — процесс согласования может идти разными путями в зависимости от содержания документа. Например, «если сумма больше 10 000 AZN, направить CEO на дополнительную подпись».
- Делегирование — если задача ждёт вас, но вы не можете действовать (вас нет в офисе, это не ваша область), можно делегировать коллеге. Администратор контролирует, для каких задач это разрешено.
- Доска обсуждений — у каждого документа встроенная ветка, где согласующие могут задавать вопросы, а создатель отвечать. Вся беседа прикреплена к документу.
- Вложения — помимо основного файла или формы, к любому документу можно приложить поддерживающие файлы — сканы, расчёты, связанные договоры и т.д.
- Версионирование — исправления создают новые версии, а не переписывают старую. Всегда видно, как документ выглядел на момент первого отклонения.
Где что в боковой панели
Внутри раздела Документооборот:
- Документы — список всех документов, сгруппированный по статусам. Отправная точка для создания новых или просмотра существующих.
- Типы документов (админ) — настройка шаблонов: поля, процессы, фильтры.
- Процессы согласования (админ) — настройка дизайнов процессов: задачи, назначенные, условия.
- Мои задачи — задачи, лично вам назначенные и требующие действия. Здесь конечные пользователи проводят большую часть времени.
- Администрирование процессов (только админ) — диагностический инструмент для зависших согласований. Большинству пользователей никогда не нужен.
То, что вы видите, зависит от доступа — админ-страницы не показываются обычным пользователям. См. Навигация по приложению о том, как фильтруется боковая панель.
Конечные пользователи против администраторов
Конечные пользователи занимаются в основном тремя вещами:
- Создают документы — заполняют форму или загружают файл, потом запускают согласование.
- Реагируют на задачи в Моих задачах — согласовывают, отклоняют или делегируют пункты.
- Отслеживают свои документы — видят, до какой стадии дошло, отвечают на вопросы, исправляют отклонения.
Администраторы настраивают систему и поддерживают её работоспособность:
- Определяют типы документов и их поля.
- Проектируют процессы согласования — шаги, назначенные, условия, правила маршрутизации.
- Управляют пользователями и группами, чтобы задачи назначались правильно.
- Чинят зависшие согласования через Администрирование процессов, когда что-то пошло не так (редко, но существенно).
Большинство — конечные пользователи. Админ-настройкой обычно занимаются один-два человека в организации.
Куда идти дальше
Задачи конечных пользователей в порядке частоты выполнения:
- Создание документа из файла
- Создание формы-заявки
- Запуск процесса согласования
- Мои задачи — обзор
- Согласование задачи
- Отклонение задачи
- Делегирование задачи другому
- Использование доски обсуждений
- Исправление отклонённого документа
Админские темы:
- Управление типами документов
- Добавление полей в тип документа
- Создание процессов согласования
- Использование визуального редактора потоков
- Администрирование процессов — починка зависших