Управление типами документов

Что вы узнаете#

• Что определяет тип документа и почему он фундамент Документооборота
• Как создавать, редактировать, копировать и удалять типы документов
• Какие настройки выбирать при создании
• Как типы документов связаны с полями, процессами и фильтрами (описано в отдельных статьях)

Что такое тип документа#

Тип документа — шаблон, определяющий один вид документа, который обрабатывает ваша компания — «Заявка на отпуск», «Счёт поставщика», «Разрешение на командировку», «Договор» и т.д. Каждый отдельный документ в VAT Portal — экземпляр типа.

Тип документа задаёт:

• Какой это вид — файловый или форма-заявка
• Какие поля он захватывает (сумма, даты, отдел, причина и т.д.)
• Какой процесс согласования направляет его на проверку
• Необязательные фильтры, выбирающие процесс на основе содержимого (напр., «суммы свыше 10 000 AZN используют процесс согласования CEO»)
• Разные настройки уровня типа: вложения, версионирование, одновременные согласования

Конечные пользователи могут создавать документы только из типов, которые вы настроили. Поэтому когда бизнес-команда просит VAT Portal обрабатывать новый вид документа, создание типа — первая задача администратора.

Открытие страницы Типы документов#

Документооборот → Типы документов в боковой панели, или прямой URL /docflow/document-types.

Список показывает каждый тип документа в текущей активной компании.

Верх страницы:

• Поиск по названию или описанию.
• Вкладки-фильтры: Все, Документ, Форма-заявка — у каждой количество.
• Кнопка Создать (верх-право) — открывает диалог Создание типа документа.

Таблица:

• Название (с превью описания ниже)
• Тип — Document или RequestForm
• Статус — Активен или Неактивен
• Вложения — Да / Нет (включены ли вложения для этого типа)
• Создан — когда тип добавлен

Клик по строке открывает страницу деталей типа.

Меню из трёх точек в конце каждой строки предлагает Копировать и Удалить.

Создание типа документа#

1. Нажмите Создать вверху страницы.
2. Заполните диалог:
   • Название — имя, которое пользователи увидят при выборе типа. Будьте ясны и дружественны к бизнесу.
   • Тип — Документ для файловых или Форма-заявка для структурированных форм. Этот выбор постоянный — позже сменить нельзя без пересоздания типа.
   • Описание — свободный текст. Для типов Форма-заявка это становится шаблоном содержимого по умолчанию, показываемым создателям при открытии формы — поэтому можно заранее заполнить стандартные формулировки, структуру абзацев или инструкции. Для типов Документ описание — просто заметка для админов.
   • Включить версионирование — переключатель, контролирующий, записывает ли этот тип номера версий при исправлении после отклонения. Оставьте включённым, если нет конкретной причины отключить.
   • Разрешить вложения — доступно только для типов Форма-заявка (для файловых автоматически выключено, у них уже есть основной файл). Включите, если создатели должны загружать поддерживающие файлы.
3. Нажмите Создать.

Новый тип появляется в списке сразу. Затем откройте страницу деталей, чтобы добавить поля и назначить процесс согласования — без них тип ещё не пригоден для конечных пользователей.

Редактирование типа документа#

1. Клик по строке типа открывает страницу деталей.
2. Увидите несколько карточек. Верхняя — Общая информация:
   • Используйте кнопку Редактировать в правом верхнем углу карточки Описание (или кнопку редактирования в шапке страницы), чтобы открыть диалог.
   • Можно менять название, описание, переключатели версионирования и вложений. Нельзя менять тип (Документ / Форма-заявка) после создания.

Изменения вступают в силу сразу после сохранения.

Копирование типа документа#

Копирование типа — ярлык для создания варианта. Полезно когда:

• Нужен вариант существующего типа (напр., «Заявка на отпуск — Международный» на основе «Заявка на отпуск»).
• Хотите безопасно протестировать изменения в копии перед обновлением оригинала.
• Второму отделу нужен похожий тип, но с немного другими полями или процессом.

Как копировать:

1. Нажмите меню из трёх точек в строке типа.
2. Выберите Дублировать.
3. В диалоге введите новое название (предзаполнено «{оригинал} (копия)»).
4. Нажмите Дублировать.

Новый тип создаётся со всеми теми же полями, назначениями процессов, фильтрами и настройками. Затем откройте страницу деталей и редактируйте, что отличается.

Удаление типа документа#

1. Нажмите меню из трёх точек в строке типа.
2. Выберите Удалить.
3. Подтвердите в диалоге.

Что ещё на странице деталей#

На странице деталей типа есть ещё три карточки помимо общей информации, у каждой — своя статья:

• Поля — пользовательские поля, которые этот тип захватывает (сумма, дата, отдел и т.д.). См. Добавление полей в тип документа.
• Процессы — какие потоки согласования назначены, какой по умолчанию, в каком порядке. См. Создание процессов согласования.
• Фильтры — правила маршрутизации, выбирающие процесс на основе содержимого (напр., по сумме). См. Управление фильтрами и правилами фильтров.

Частые вопросы#