Отслеживание прогресса согласования
Что вы узнаете
- Где проверять прогресс своих документов
- Что означает каждый статус в смысле «где сейчас мой документ»
- Что можно и нельзя видеть как обычный пользователь
- Как попросить обновить, когда UI не даёт достаточно
Три места для отслеживания
В VAT Portal нет единой страницы «Отслеживание» — отслеживание происходит в трёх представлениях, каждое с разным уровнем детализации.
1. Дашборд — обзор высокого уровня
Документооборот → Дашборд (или клик по логотипу). Карточка статистики Документов вверху показывает разбивку по статусам: сколько документов компании Активен, На согласовании, Согласован и Отклонён. Список Недавних документов ниже отсортирован от новых, с цветным значком статуса у каждой строки.
Используйте для быстрой проверки «есть ли проблемы?».
2. Список Документы — фильтр по статусу
Документооборот → Документы в боковой панели. На странице пять вкладок-фильтров:
- Все — каждый документ, который вы можете видеть.
- Активен — черновики, не отправленные на согласование.
- На согласовании — сейчас на проверке. Здесь искать документы в полёте.
- Согласован — завершены успешно.
- Отклонён — остановлены; нужно исправление или удаление.
Каждая вкладка показывает количество рядом с названием. Столбец статуса у каждой строки показывает цветной значок. Клик по строке открывает страницу деталей.
3. Детали документа — полная история
Кликните по любому документу для максимальной детализации. Три вещи на странице деталей говорят о прогрессе:
- Значок статуса в шапке — где документ в целом.
- Значок версии (напр.,
v2) — сколько раз исправлялся и переотправлялся.v1значит, это первая попытка;v2— одно отклонение + исправление до сих пор. - Карточка Копии рабочего процесса — одна строка на попытку согласования, с метками времени и инлайн-комментариями для Согласованных или Отклонённых попыток (заметка проверяющего).
См. Просмотр документа для полной разбивки страницы.
Что означает каждый статус
| Статус | Что происходит | Что можно делать |
|---|---|---|
| Активен | Черновик — не отправлен на согласование | Запустить согласование, когда готовы, или продолжить редактировать. |
| На согласовании | Идёт проверка. Задачи направлены согласующим. | Ждать. Отвечать на Доске обсуждений при необходимости. |
| Согласован | Каждый шаг согласован. Документ финальный. | Ничего — готово. |
| Отклонён | Кто-то по пути отклонил. Весь процесс остановлен. | Прочитать причину на странице деталей и либо Исправить, либо удалить документ. |
Что нельзя увидеть напрямую
Если вы создатель (не админ), есть несколько вещей, которые UI не показывает:
- Какой именно согласующий сейчас держит задачу. Видно, что документ На согласовании, но не имя текущего назначенного.
- Кто уже согласовал, а кто ещё в ожидании. Прогресс согласования внутри попытки не виден на странице документа.
- Комментарии на уровне задачи от отдельных согласующих (кроме финального комментария Согласован / Отклонён).
Это реальный пробел в обычном пользовательском виде. Если нужно больше деталей, чем даёт страница документа, два варианта:
- Спросить на Доске обсуждений. Согласующие видят доску на странице задачи. Вежливое «Привет — есть ли обновление по этому?» обычно получает быстрый ответ.
- Спросить админа. У админов есть инструмент Администрирование процессов, показывающий прогресс по каждой задаче экземпляра процесса (см. раздел Администрирование). Если кажется, что застряло, админ может расследовать и даже вмешаться.
Автоматически ли обновляется страница?
Нет — страница деталей документа не опрашивает обновления. Если ждёте смены статуса:
- Обновите страницу браузера, чтобы подхватить последнее состояние.
- Или вернитесь в список Документы и откройте документ заново.
Единственное на странице, что обновляется автоматически, — Доска обсуждений (примерно каждые 30 секунд). Если согласующий добавит комментарий или вопрос, увидите без перезагрузки.
Типичная временная линия отслеживания
Для здорового согласования:
- Создаёте документ → статус Активен, версия
v1. - Нажимаете Запустить согласование → статус На согласовании.
- Согласующие действуют по одному. Со страницы документа отдельные действия не видны, но задача каждого согласующего движется вперёд.
- В итоге:
- Согласован — готово, вы закончили.
- Отклонён — прочитать комментарий, нажать Исправить, отредактировать и снова Запустить согласование (теперь
v2).
Если документ сидит в На согласовании дольше ожидаемого, сначала проверьте Доску обсуждений. Если сообщений нет и прогресса тоже, спросите админа, не застряло ли — Администрирование процессов может диагностировать.
Частые вопросы
Мой документ три дня На согласовании, и никто ничего не сказал. Как проверить?
Откройте документ и посмотрите Доску обсуждений — согласующие могли задать вопрос, который вы не заметили. Если доска тиха, напишите вежливое сообщение с просьбой об обновлении. Если не помогает, свяжитесь с человеком, которого знаете в процессе, или спросите админа.
Как узнать, на каком шаге согласование?
Со страницы документа напрямую — никак. Раздел Копии рабочего процесса показывает общий статус попытки (На согласовании / Согласован / Отклонён), а не прогресс по шагам. Если важно знать, спросите у админа.
Можно ли видеть, кто согласовал в прошлом?
Для прошлых попыток (строки Согласован или Отклонён в Копии процесса) показан комментарий проверяющего инлайн. Чей это комментарий — не всегда прикреплено к самому комментарию; спросите у админа, если нужна идентификация проверяющего.
Можно ли подписаться на обновления или получать email при смене статуса?
В UI нет персональной подписки. Админ мог настроить email-уведомления для смены статусов — спросите, что настроено.
Документ показывает v3, но я исправлял только один раз. Почему?
Возможно, кто-то другой (админ) сделал исправление от вашего имени в какой-то момент, или вы исправляли дважды и забыли. Проверьте раздел Копии рабочего процесса — история показывает каждую попытку.
Статус Согласован, но документ не подписан. Что теперь?
Согласован в VAT Portal значит, что каждый шаг процесса был успешно завершён. Если включал шаг подписания, подписание было бы его частью (часто через Asan İmza в Налоговом модуле, обрабатывается отдельно). Если бизнес ожидал подпись, а её нет, процесс не был настроен требовать её — поговорите с админом.