Создание процессов согласования

Что вы узнаете#

• Что такое процесс и как вписывается в Документооборот
• Два способа создания процесса (отдельно или из типа документа)
• Каждая настройка в диалоге Создание процесса
• Как добавлять и настраивать задачи в процессе
• Как назначить процесс типу документа и пометить как по умолчанию

Что такое процесс#

Процесс (или поток согласования) — многократная последовательность шагов согласования, через которые проходит документ. Типичный простой процесс:

1. Согласование менеджера    (3 дня)
2. Проверка финансов         (3 дня)
3. Подтверждение создателем  (2 дня)   ← необязательно

Каждый шаг — задача. Когда процесс документа запускается, VAT Portal создаёт экземпляр задачи для первого шага, назначает человеку или группе, настроенной на этом шаге, и — когда задача согласована — переходит к следующей. Отклонение с любого шага останавливает весь процесс.

Процессы прикрепляются к типам документов. У типа может быть несколько процессов (один помечен по умолчанию), а фильтры могут направлять разные документы в разные процессы на основе содержимого — но это уже продвинутая тема.

Два способа создания процесса#

Из типа документа (рекомендуется)#

Открытие конкретного типа и создание процесса там — обычно самый чистый путь:

1. Откройте Документооборот → Типы документов → [ваш тип].
2. Прокрутите к карточке Процессы.
3. Нажмите Создать.
4. Диалог Создание процесса открывается с уже заполненным типом документа — и доступным переключателем По умолчанию для типа документа.

Новый процесс создаётся, назначается типу и (если включили переключатель по умолчанию) устанавливается как по умолчанию для этого типа за один шаг.

Отдельно со страницы Процессы согласования#

Можно создать процесс, не привязанный к типу:

1. Откройте Документооборот → Процессы согласования в боковой панели.
2. Нажмите Создать.
3. Диалог открывается без предвыбранного типа (переключатель По умолчанию скрыт).

Процесс попадает на вкладку Не назначены — полезно при черновой проработке для назначения позже или когда один процесс в итоге будет назначен нескольким типам.

Диалог Создание процесса#

У диалога следующие поля:

• Название (обязательно) — дружественное имя. Его видят конечные пользователи при выборе процесса в Запустить согласование и в списке.
• Дайджест — короткий код или идентификатор для внутреннего использования (необязательно). Полезен для отслеживания в таблицах, отчётах или ERP-интеграций, ссылающихся на процессы по короткому ключу.
• Init URL — URL обратного вызова, вызываемого при старте процесса. Используйте, если нужно уведомлять внешнюю систему (ERP, трекер тикетов) в момент входа документа в согласование. Оставьте пустым, если интеграции нет.
• Complete URL — URL обратного вызова при завершении процесса (согласован или отклонён). Тот же принцип — пусто, если нет интеграции.
• Требовать подтверждения создателем (переключатель) — когда включено, процесс добавляет финальный шаг, где создатель документа подтверждает результат перед закрытием потока. Используйте для типов, где создатель должен заверить согласованное содержимое.
• По умолчанию для типа документа (показано только при создании из типа) — помечает процесс как запускаемый при выборе пользователем «По умолчанию (авто)» в Запустить согласование. У большинства типов — ровно один процесс по умолчанию.

Нажмите Создать — процесс создаётся сразу. У него пока нет задач; их добавляете далее на странице деталей.

Открытие страницы деталей процесса#

Из любого места, где процесс в списке, кликните по строке. Попадаете на страницу деталей:

• Общая информация — настройки, заполненные выше.
• Карточка Задачи — где живут шаги согласования. Здесь тратите время на конфигурацию.

Добавление задач#

1. На странице деталей процесса найдите карточку Задачи.
2. Нажмите Добавить задачу в шапке — открывается диалог Создание задачи.
3. Настройте задачу (все параметры ниже) и нажмите Создать.
4. Задача появляется в таблице, упорядоченная по номеру шага (cons, от «consecutive»).
5. Повторите для каждого дополнительного шага.

Настройки задачи — объяснение#

У каждой задачи следующие настраиваемые параметры. Большинство в диалоге Создание задачи (некоторые продвинутые — в варианте редактирования / редактора потока).

Имя#

Читаемое имя шага. Пример: «Согласование менеджера», «Проверка финансов», «Юридическая подпись». Появляется в списке Мои задачи у назначенного. Делайте коротким и действенным.

Назначенный#

• Тип назначенного — кто должен получить задачу:
  • Пользователь — конкретный пользователь
  • Отдел — любой в отделе
  • Должность — любой на должности
• Назначенный — конкретный пользователь, отдел или должность в зависимости от типа.

Выбор Отдел или Должность означает, что любой член может взять задачу, а не маршрутизация одному.

Длительность и напоминание#

• Длительность (дни) — окно срока задачи в днях. 0 — без срока.
• Напоминание (дни до срока) — необязательно, для срабатывания напоминаний (если настроены).

Тип уведомлений#

• Нет — автоматических уведомлений нет.
• Email — email назначенному при активации.
• SMS — SMS (если бэкенд поддерживает).
• Оба — email + SMS.

Настройки делегирования#

• Разрешить делегирование (переключатель) — может ли назначенный делегировать кому-то другому. Если выкл, назначенный обрабатывает сам или позволяет просрочиться.
• Подтвердить действие делегирования (переключатель) — продвинутое: требует явного подтверждения получения делегированным перед действием.

Авто-завершение#

Когда включено, задача завершается автоматически после заполнения всех обязательных полей — назначенному не нужно явно нажимать Согласовать. Полезно для шагов сбора данных без реальной проверки.

Тип выполнения#

Техническая настройка, контролирующая вид шага:

• 0 — обычный шаг согласования (самое частое). Назначенный проверяет и согласует, отклоняет или делегирует.
• 2 — шаг подтверждения создателем. В конце процесса создатель подтверждает результат. Отклонить и Делегировать скрыты для этого шага — создатель либо подтверждает, либо (редко) даёт истечь.
• 1 — продвинутое / зарезервировано. Не выбирайте, если админ-гайд не говорит.

Большинство задач — 0. Если на уровне процесса включён переключатель Требовать подтверждения создателем, VAT Portal может автоматически создать задачу типа 2 в конце.

Перестановка задач#

Задачи появляются согласующим в порядке из карточки Задачи. Чтобы изменить:

1. Наведите на иконку-хваталку (шесть точек) слева строки задачи.
2. Перетащите вверх или вниз.
3. Отпустите — новый порядок сохраняется сразу.

Это то же взаимодействие, что и для полей типа документа.

Базовая перестановка работает, когда задачи идут простой последовательностью. Если настроили правила ветвления между задачами — где, например, Задача A маршрутизируется в B при одном значении и в C при другом — перетаскивание отключено для защиты маршрутизации, и карточка показывает: «Режим ветвления активен — используйте Редактор потока». В таком случае откройте Редактор потока, чтобы двигать задачи без нарушения условий. См. Использование визуального редактора потоков.

Назначение процесса типу документа#

Процессы, созданные отдельно, должны быть назначены типу, прежде чем реально маршрутизировать документы. Два способа:

Со страницы Процессы согласования#

1. Откройте Документооборот → Процессы согласования.
2. Отфильтруйте по Не назначены.
3. Найдите процесс, нажмите действие Назначить в строке.
4. Выберите тип документа в диалоге и подтвердите.

Из типа документа#

1. Откройте Документооборот → Типы документов → [тип].
2. В карточке Процессы нажмите Назначить или Добавить процесс.
3. Выберите процесс из списка.

После назначения процесс может появиться в выборе Запустить согласование для документов этого типа.

Установка процесса по умолчанию#

Если у типа несколько процессов, один можно пометить как по умолчанию — автоматически выбираемый при «По умолчанию (авто)» в Запустить согласование.

1. Откройте страницу деталей типа.
2. В карточке Процессы найдите строку процесса.
3. Переключите По умолчанию на этой строке.

Только один по умолчанию на тип — включение По умолчанию на новом процессе выключает на предыдущем.

Частые вопросы#