Что такое VAT Portal

Что вы узнаете#

• Что такое VAT Portal и что он делает
• В чём разница между Налоговым модулем и Документооборотом
• Кто и для чего использует VAT Portal
• Что новая версия включает сегодня и что появится в будущем

Коротко#

VAT Portal — это SaaS-платформа, которая соединяет ERP вашей компании (SAP, 1C, COINS, Monolith и другие) с государственной системой Азербайджана e-taxes.gov.az и предоставляет команде структурированный способ согласовывать и обрабатывать документы. Ему доверяют некоторые из крупнейших предприятий Азербайджана для автоматизации обработки e-QF счетов-фактур и других бизнес-документов.

На практике VAT Portal делает две важные вещи:

1. Автоматизирует налоговые и счётные процессы — исходящие счета автоматически отправляются из вашей ERP в e-taxes.gov.az, входящие e-QF счета подтягиваются в обратном направлении, а государственный e-QF ID возвращается в вашу ERP без ручного повторного ввода.
2. Предоставляет систему процессов согласования — любой документ (не только счета) может быть направлен через настраиваемые шаги согласования с условиями, делегированием, комментариями и полным аудит-следом.

Модули в VAT Portal#

VAT Portal организован в модули. Доступные вам модули вы увидите в боковой панели слева.

Документооборот#

Процессы согласования для любого типа документа — счета, заявки на оплату, командировки, отпуска, договоры и всё, что в компании нужно направлять на согласование.

Документооборот позволяет:

• Определять типы документов с настраиваемыми полями
• Создавать процессы согласования с настраиваемыми шагами
• Маршрутизировать документы по значениям полей (напр., разные согласующие при разных суммах)
• Отслеживать жизненный цикл согласования каждого документа
• Общаться с проверяющими через встроенную доску обсуждений
• Начать заново с исправленной версией, если что-то отклонили

Документооборот полностью доступен в новой версии.

Налоговый модуль#

Автоматизация e-QF счетов-фактур. Подтягивает входящие счета с e-taxes.gov.az, отправляет исходящие счета в e-taxes и возвращает государственные e-QF ID в вашу ERP — всё автоматически.

Налоговый модуль сейчас работает на предыдущей версии VAT Portal и будет перенесён в новую версию в будущем релизе. Пока ваши налоговые процессы продолжают работать на существующей платформе без перерывов.

Будущие модули#

Запланированы дополнительные модули, такие как HR и Финансы. Они появятся в боковой панели после выпуска.

Кто использует VAT Portal?#

Конечные пользователи#

Люди, которые создают документы, отвечают на запросы согласования или отслеживают свои задачи. Типичные действия:

• Подать заявку на отпуск
• Согласовать счёт поставщика
• Создать разрешение на командировку
• Проверить «Мои задачи» на предмет ожидающих пунктов

Администраторы#

Люди, которые настраивают систему для своей компании:

• Определяют, какие типы документов существуют
• Настраивают процессы согласования и правила маршрутизации
• Управляют учётными записями и правами
• Расследуют и исправляют зависшие процессы
• Подключают VAT Portal к ERP компании

Супер-админы#

Небольшое количество людей, которые управляют компаниями, назначают модули и контролируют платформу в целом.

Что вы получаете с VAT Portal#

• Выделенная инфраструктура на клиента — ваши данные живут на отдельном виртуальном сервере, не разделяемом с другими компаниями
• Полный аудит-след по каждому действию — каждое согласование, отклонение, правка и комментарий логируются
• ERP-интеграции — SAP, 1C, COINS, Monolith и другие
• Настраиваемые схемы документов — определяйте собственные поля для каждого типа документа
• Условная маршрутизация — согласования, адаптирующиеся под содержание документа
• Визуальный редактор потоков — drag-and-drop интерфейс для проектирования процессов согласования
• Версионирование — исправления создают новые версии, история согласований сохраняется
• Автоматические ежедневные резервные копии с восстановлением на точку во времени
• Уровни доступа на пользователя и на компанию — тонкий контроль над тем, кто что может делать

Новая версия против старой#

VAT Portal в данный момент переходит на новую версию интерфейса. Что это означает для вас:

• Документооборот уже на новой версии — переработанный интерфейс, более высокая производительность и несколько функций (например, визуальный редактор потоков и доска обсуждений), которых не было в старой версии
• Налоговый модуль пока на предыдущей версии — ваши налоговые процессы продолжают работать без изменений, пока идёт миграция
• Ваши данные те же — обе версии используют общий бэкенд, поэтому ничего не теряется при переходе

Когда миграция Налогового модуля завершится, оба модуля будут доступны из одного нового интерфейса.

Мобильное приложение#

У VAT Portal также есть спутниковое мобильное приложение для iOS и Android. Оно рассчитано на повседневные задачи в движении:

• Просмотр документов и их статуса согласования
• Реакция на назначенные вам задачи — согласовать, отклонить или делегировать
• Размещение и чтение сообщений на доске обсуждений
• Базовый поиск пользователей

Более глубокая конфигурация — создание типов документов, проектирование процессов согласования, HR, фильтры, группы, администрирование компании и управление доступом — выполняется из веб-приложения.

Используйте то, что подходит моменту: мобильное приложение — чтобы быстро реагировать на задачи, веб-приложение — чтобы настраивать и администрировать систему.

Начало работы#

Чтобы начать работу с VAT Portal:

1. Администратор вашей компании создаёт вам учётную запись и даёт доступ к конкретным модулям
2. Вы открываете URL VAT Portal вашей компании (напр., company.vatportal.az)
3. Вы входите под своим именем пользователя и паролем
4. Вы видите боковую панель с модулями, к которым у вас есть доступ

Если вы не видите ожидаемого модуля, обратитесь к администратору компании — они контролируют, к чему имеет доступ каждый пользователь.