Добавление полей в тип документа

Что вы узнаете#

• Как прикреплять поля из библиотеки к типу документа
• Как настраивать параметры каждого поля (обязательное, условное, только для задачи)
• Как менять порядок полей в форме
• Как убрать поле из типа документа, не удаляя из библиотеки

Как поля и типы документов сочетаются#

Поля в VAT Portal определяются один раз в центральной библиотеке полей (Утилиты → Дополнительные поля), затем прикрепляются к любому типу, которому нужны. То же поле «Сумма» может появиться на Заявке на отпуск, Счёте поставщика и Возмещении расходов — все используют одно определение, одну локализацию, один тип.

На каждом типе документа у каждого прикреплённого поля есть настройки уровня типа — обязательное ли здесь, условно ли обязательное, обычное поле или только для задачи, и в какой позиции появляется.

Эта статья о прикреплении полей к конкретному типу и настройке этих параметров. О создании или редактировании самих определений полей (название, тип данных, опции списка) — см. Управление дополнительными полями.

Открытие карточки Поля#

1. Откройте Документооборот → Типы документов.
2. Клик по типу для настройки.
3. Прокрутите к карточке Поля (или Дополнительные поля).

Карточка показывает каждое поле, сейчас прикреплённое к типу, в порядке, в котором увидят конечные пользователи.

Прикрепление полей#

1. Нажмите Добавить поля в шапке карточки.
2. Открывается диалог с каждым полем из библиотеки компании.
3. Выберите нужные поля. Можно несколько сразу — все прикрепятся одним сохранением.
4. Нажмите Добавить.
5. Поля появляются в таблице, внизу списка (порядок можно менять позже).

Только что прикреплённые поля начинают с настроек по умолчанию: Не обязательное, не поле задачи. Обычно нужно открыть каждое и настроить — следующий раздел.

Настройка параметров поля#

У каждого прикреплённого поля есть иконка Редактировать (карандаш), открывающая диалог настроек для конкретного типа. Здесь задают правила уровня типа.

Режим Обязательное#

Список с тремя опциями:

• Не обязательное — поле необязательно. Можно заполнить или оставить пустым.
• Всегда обязательное — нужно заполнить, чтобы отправить или двигаться дальше (показано красной звёздочкой).
• Условно обязательное — обязательно, только если указанные другие поля этого же типа имеют конкретные значения. См. ниже.

Большинство полей либо Не обязательные, либо Всегда обязательные. Условный режим существует для случаев, когда релевантность поля зависит от предыдущих ответов — напр., текстовое поле «Причина согласования», нужное только когда «Превышение бюджета» = Да.

Условные требования#

При выборе Условно обязательное под списком появляется конструктор условий.

1. Нажмите Добавить условие.
2. Выберите соседнее поле (другое поле, прикреплённое к тому же типу).
3. Выберите значение, триггерящее требование:
   • Поля списка — отметьте одну или больше опций. Если любая отмеченная выбрана, поле становится обязательным.
   • Поля Да / Нет (переключатель) — переведите в Да или Нет.
   • Текст, число, дата — введите точное значение (с учётом регистра).
4. Чтобы наслоить несколько условий, снова нажмите Добавить условие и настройте ещё одно соседнее. Все условия должны выполняться одновременно, чтобы поле было обязательным (они комбинируются через AND, не OR).

Каждое соседнее поле может использоваться в одном условии на поле. Если нужно «ИЛИ» между значениями того же поля, используйте мульти-выбор на полях списка.

Переключатель Поле задачи#

Внизу диалога Редактировать есть переключатель Поле задачи.

• Выкл (по умолчанию) — обычное поле, заполняемое создателем при создании.
• Вкл — поле только для задачи. Вместо появления в форме создания, это поле появляется на странице деталей задачи согласующего, чтобы согласующий заполнил в рамках своего шага. Используйте для данных, которые знает только согласующий — бухгалтерский код, заметка проверяющего, конкретная согласованная сумма.

Поля задачи вообще не появляются в форме создания. Появляются на странице деталей документа позже, после заполнения согласующим.

Перестановка полей#

Поля показываются пользователям в заданном здесь порядке. Чтобы переставить:

1. Наведите на иконку-хваталку (шесть точек) слева строки.
2. Перетащите строку вверх или вниз.
3. Отпустите — новый порядок сохраняется сразу.

Перестановка работает для полей верхнего уровня. Если у поля родительско-дочерняя структура (определена в библиотеке), дочерние следуют за родителем автоматически.

Удаление поля из типа документа#

Нажмите иконку корзины в строке поля. Оно удаляется из этого типа сразу.

• Удаление поля не удаляет его из библиотеки — другие типы, использующие его, не затронуты.
• Если нужно полностью удалить поле (во всех типах), делайте это из Утилиты → Дополнительные поля.
• Ранее введённые значения пользователей по этому полю на существующих документах остаются, но поля больше не появятся в новых отправках этого типа.

Быстрый переключатель Обязательное против диалога Редактировать#

У каждой строки есть переключатель Обязательное прямо в таблице. Нажатие переключает между Не обязательное (0) и Всегда обязательное (1) — ярлык для типичного случая.

• Используйте переключатель, если просто хотите вкл/выкл обязательность.
• Используйте диалог Редактировать, когда нужен Условный режим, Поле задачи или полные настройки.

Переключатель и диалог меняют одну и ту же настройку — правка в одном отражается в другом.

Частые вопросы#