Создание документа из файла
Что вы узнаете
- Когда использовать загрузку файла, а когда форму-заявку
- Где начать новый документ
- Как загрузить файл и завершить создание
- Что происходит после загрузки
Когда это использовать
Документооборот поддерживает два способа создания документа:
- Загрузить файл — если документ уже существует как файл (подписанный договор, PDF счёта поставщика, отсканированный чек, документ Word). Эта статья о таком случае.
- Заполнить форму-заявку — если файла нет и документ — это структурированная форма (заявка на отпуск, возмещение расходов). См. Создание формы-заявки.
Администратор решает, какой тип использует каждый вид документа, поэтому оба варианта могут быть не видны — вы увидите то, что настроено для компании.
Открытие страницы Создать документ
Начать можно из трёх мест:
- Дашборд — нажмите Новый документ в карточке Быстрые действия.
- Страница Документы (Документооборот → Документы в боковой панели) — нажмите Создать в правом верхнем углу.
- Прямой URL —
/docflow/documents/create, если сохранили в закладках.
Все три ведут на одну и ту же страницу Создать документ.
Пошагово
- Откройте страницу Создать документ как описано выше.
- В Выберите тип документа откройте список и выберите файловый тип — тот, что требует загрузки. Если по названиям неясно, спросите администратора, какие типы файловые.
- Ниже появится раздел Загрузить файл. Файл можно добавить двумя способами:
- Перетащить из файлового менеджера в зону с пунктирной границей, или
- Кликнуть по зоне, чтобы открыть выбор файла.
- Когда файл добавлен:
- Внутри зоны появляется имя и размер (в KB).
- Появляется кнопка Удалить, если выбрали не тот — нажмите и выберите другой.
- Нажмите Загрузить файл в правом нижнем углу.
- На кнопке крутится спиннер во время загрузки.
- По завершении вы попадаете на страницу редактирования нового документа.
После загрузки
Вы попадаете на страницу Редактировать документ только что созданного — не на страницу деталей. Это специально: обычно надо заполнить недостающие метаданные перед тем, как документ пойдёт дальше.
На странице редактирования можно:
- Ввести заголовок и другие метаданные.
- Заполнить пользовательские поля (если у типа они есть).
- Прикрепить поддерживающие файлы — сканы связанных договоров, расчётные таблицы, что угодно в поддержку основного документа.
- Заменить загруженный файл, если поняли, что он не тот.
Закончив, нажмите Сохранить. Ваш документ теперь в статусе Активен — существует, но ещё не отправлен на согласование.
Как запустить процесс — см. Запуск процесса согласования.
Частые вопросы
Какие типы файлов можно загружать?
Веб-приложение само по себе не ограничивает типы. На практике администратор настраивает, какие подходят для каждого типа — PDF, Word, Excel, изображения, сканы типичны. Если сервер отклонит файл, вы увидите ошибку после нажатия Загрузить.
Есть ли ограничение по размеру?
VAT Portal не показывает жёсткий лимит в UI, но очень большие файлы могут не успеть загрузиться или быть отклонены сервером. Если большой файл не проходит, сожмите его или разбейте на несколько меньших вложений.
В списке типов только формовые, нет файловых.
Администратор ещё не настроил файловых типов для компании. Попросите создать или используйте форму-заявку.
Я загрузил не тот файл. Исправить можно?
Да — на странице редактирования после загрузки есть опция Заменить файл. Файл можно поменять, не пересоздавая документ.
Можно ли загрузить несколько файлов сразу?
Основной файл один на документ, но поддерживающие файлы можно добавить как вложения на странице редактирования. См. Загрузка вложений.
Запускает ли загрузка согласование автоматически?
Нет. Загрузка просто создаёт документ в статусе Активен. Нажмите Запустить согласование на странице деталей, когда готовы отправить на проверку.
Я получил ошибку — «Для этого типа документа требуется файл».
Вы нажали Загрузить файл, не выбрав файл. Перетащите в зону или кликните и выберите, потом попробуйте снова.