Загрузка вложений

Что вы узнаете#

• Два типа вложений в VAT Portal — и когда использовать каждый
• Как добавлять, скачивать и удалять вложения документа
• Как прикреплять файлы при согласовании, отклонении или делегировании задачи
• Какие ограничения применяются

Два типа вложений#

У VAT Portal две отдельные системы вложений, правильная зависит от того, куда принадлежит файл:

1. Вложения документа — поддерживающие файлы на документе#

Файлы, принадлежащие самому документу, добавленные создателем. Примеры: скан оригинального договора, связанная таблица, фото чека расхода. Они живут на документе постоянно и видны каждому согласующему.

Доступны только у форм-заявок. У файловых документов нет вложений документа — у них основной загруженный файл с опцией Заменить.

2. Вложения задачи — файлы, привязанные к действию#

Файлы, которые согласующий добавляет при согласовании, отклонении или делегировании задачи. Примеры: подписанный PDF при согласовании, размеченная версия при отклонении, релевантный документ политики, поясняющий решение. Привязаны к конкретному шагу согласования, а не к документу в целом.

Доступны на каждой задаче, независимо от того, форма это или файловый документ.

Вложения документа (формы-заявки)#

Добавление вложений#

1. Откройте документ: Документооборот → Документы → клик по документу.
2. Прокрутите к карточке Вложения. Если пустая, свёрнута; нажмите заголовок, чтобы развернуть.
3. Нажмите кнопку Загрузить справа в заголовке.
4. Выберите один или несколько файлов из файлового менеджера. Можно выбрать несколько сразу — каждый станет отдельным вложением.
5. Файлы появляются как новые строки в таблице вложений с именем, датой загрузки и загрузившим.

Скачивание вложения#

Нажмите иконку скачивания (стрелка вниз) справа в строке вложения. Файл скачивается с исходным именем в папку загрузок браузера.

Удаление вложения#

1. Нажмите иконку корзины справа в строке вложения.
2. Появляется диалог подтверждения — нажмите Удалить для подтверждения.
3. Вложение исчезает из списка.

Когда можно добавлять или удалять вложения?#

В любое время — Активен, На согласовании, Согласован или Отклонён. Поля и содержимое основного документа заблокированы во время согласования, но вложения остаются редактируемыми. Это специально, чтобы можно было сдать недостающую поддерживающую документацию без перезапуска всего согласования.

Однако добавление вложений во время согласования никого не уведомляет автоматически. Если согласующему нужно увидеть только что добавленное, напишите сообщение на Доске обсуждений.

Вложения задачи (согласование / отклонение / делегирование)#

Когда действуете по задаче, можете приложить файлы к действию. Файлы сохраняются с задачей и после этого видны на задаче (в карточке Существующие вложения).

Добавление файлов к действию#

1. Откройте задачу из Мои задачи.
2. Нажмите Согласовать, Отклонить или Делегировать в Панели действий справа — форма разворачивается ниже.
3. В форме прокрутите к разделу Новые вложения.
4. Нажмите Загрузить и выберите один или несколько файлов.
5. Каждый файл появляется в маленьком списке с кнопкой ✕ для удаления перед отправкой.
6. Заполните остальную форму (комментарий, делегат и т.д.) и нажмите цветную кнопку отправки внизу — файлы уходят с действием.

Просмотр вложений от более ранних действий#

Если кто-то на раннем шаге приложил файлы, они появляются в карточке Существующие вложения на странице задачи. Их видно, но изменить нельзя — они принадлежат действию другого человека.

Частые вопросы#