Управление дополнительными полями (библиотека полей)

Что вы узнаете#

• Что такое библиотека полей и как связана с типами документов
• Как создать новое поле, включая шесть типов
• Иерархии родитель-ребёнок и повторяющиеся группы
• Как редактировать и удалять поля — и риски изменения используемого поля

Что такое «дополнительные поля»#

Страница Дополнительные поля — библиотека полей вашей компании, каталог многоразовых определений, которые можно прикрепить к любому типу документа. Одно поле создаётся один раз здесь, затем прикрепляется к стольким типам, скольким нужно.

Пример: поле «Сумма» (числовое) живёт один раз в библиотеке. Оно прикреплено к «Заявке на отпуск» (для суточной ставки), «Счёту поставщика» (для итога) и «Возмещению расходов» (для возврата). Все три типа используют одно определение — переведи один раз (см. Добавление переводов к полям) и переведётся везде.

Эта статья о ведении самой библиотеки — создании новых, редактировании существующих и удалении неиспользуемых. О прикреплении поля библиотеки к конкретному типу — см. Добавление полей в тип документа.

Список Дополнительные поля#

Утилиты → Дополнительные поля в боковой панели.

Контролы страницы:

• Поиск — фильтрует список по имени поля.
• Вкладки-фильтры типа — сужают по типу поля (см. ниже).
• Кнопка Создать — открывает диалог Добавление поля для создания нового.

Таблица:

Каждая строка показывает имя поля, значок типа, значок статуса (Активен / Неактивен) и меню из трёх точек для редактирования и удаления. Родительские поля на верхнем уровне; дочерние — с отступом под ними с маленькой стрелкой, так иерархия видна с одного взгляда.

Шесть типов поля#

При создании выбираете один из шести типов. Тип определяет, какие данные поле захватывает и как показано пользователям.

Dropdown (arr) vs. List (list):

• Используйте Dropdown, когда опций мало и набор фиксирован (Low / Medium / High), и вы можете ввести сами.
• Используйте List, когда опции идут из большего набора, который может меняться (каждый сотрудник, каждый поставщик). Партнёр по внедрению настраивает источник данных для списка.

Создание поля#

1. На странице Дополнительные поля нажмите Создать.
2. Открывается диалог Добавление поля. Заполните:
   • Имя — что увидят админы, прикрепляя к типу. Сделайте ясным и многоразовым. «Сумма» лучше «Сумма отпуска», если поле общее.
   • Тип — выбирайте из шести. Выбор фактически постоянный — см. предупреждение ниже.
   • Parent — оставьте Нет для поля верхнего уровня. Выберите другое поле, чтобы сделать дочерним того (для повторяющихся групп — следующий раздел).
   • List Def (только для Dropdown и List) — опции через запятую. Напр., «Low, Medium, High». Порядок важен — сохраняется между переводами.
   • Allowed Rep — сколько раз поле может появиться в документе:
     • 0 — без лимита (пользователь может добавлять сколько угодно копий кнопкой «Добавить ещё»).
     • 1 — одиночный экземпляр (самое частое).
     • N — ровно N копий (редко; когда нужна фиксированная структура, как ровно 3 согласующих).
   • Статус — Активен (по умолчанию) или Неактивен. Неактивные не показаны при прикреплении к типам, но существующие прикрепления продолжают работать.
3. Нажмите Создать.

Поле появляется в библиотеке сразу и доступно для прикрепления к любому типу.

Иерархии родитель-ребёнок (повторяющиеся группы)#

Поля можно вкладывать в родительско-дочернее отношение. Так моделируете повторяющиеся группы в форме — например, набор позиций в возмещении расходов, где у каждой своё описание, количество и цена.

Настройка#

1. Сначала создайте родительское — обычно текстовое поле типа «Позиция» с Allowed Rep = 0 (без лимита).
2. Создайте каждое дочернее («Описание», «Количество», «Цена»), установив их Parent на поле-позицию.

Когда пользователь заполняет документ, видит родительское поле с кнопкой Добавить ещё. При каждом нажатии появляется новый блок со всеми дочерними по порядку, разделяющий индекс повторения родителя.

Как дочерние повторяются#

Дочерние повторяются с родителем, не независимо. Если пользователь добавляет вторую «Позицию», получает второй набор Описание / Количество / Цена — один набор на позицию. Нельзя использовать одних дочерних между несколькими родителями, и у дочерних нет своего независимого счётчика повторов.

Allowed Rep — что означают числа#

Редактирование поля#

1. На странице Дополнительные поля кликните по строке, чтобы открыть детали, или по меню из трёх точек → Редактировать.
2. Обновите настройки.
3. Нажмите Сохранить.

Изменения вступают в силу сразу на каждом типе, где поле прикреплено. В этом смысл библиотеки — одно редактирование, много выгодоприобретателей.

Безопасные изменения (низкий риск):

• Переименование — новое имя появляется везде.
• Добавление перевода — см. Добавление переводов к полям.
• Добавление новой опции в List Def Dropdown в конец.
• Переключение Статуса Активен/Неактивен.

Рискованные изменения (могут повлиять на существующие данные):

• Смена типа — сохранённые значения не сконвертируются; могут сломать документы.
• Удаление или перестановка опций в List Def — существующие документы с убранным/перемещённым значением покажут пустое или неверное.
• Смена Allowed Rep с без лимита на фиксированный — существующие документы с большим числом повторов, чем новый лимит, могут обрезаться или ошибиться.
• Смена Parent — перемещение поля в родительско-дочернее отношение или из него влияет на документы.

Удаление поля#

1. На странице списка нажмите меню из трёх точек в строке поля.
2. Выберите Удалить.
3. Подтвердите диалог.

Частые вопросы#