Делегирование задачи другому
Что вы узнаете
- Когда делегировать задачу
- Как выбрать человека и отправить ему
- Что может делать человек, которому вы делегировали
- Как понять, разрешено ли делегирование для задачи
Когда делегировать
Делегирование — это передача назначенной вам задачи другому. Типичные причины:
- Вы вне офиса и не хотите, чтобы задача просрочилась.
- Решение требует экспертизы, которой у вас нет — технический вопрос, юридическая проверка, специалист-согласующий.
- Конфликт интересов — документ ваш или близкого коллеги, и проверять должен кто-то другой.
- Вы подменяете того, кто должен был быть согласующим, и задача ошибочно ушла вам.
Если задача требует мелкого уточнения, используйте Доску обсуждений вместо делегирования — см. Использование доски обсуждений.
Доступно ли делегирование для задачи?
Не каждую задачу можно делегировать. Администратор решает по каждой задаче, разрешено ли, и бэкенд решает, кому можно делегировать. Если что-то из перечисленного ложно, кнопки Делегировать в правой колонке не будет:
- Задача должна быть настроена с разрешённым делегированием.
- Должен быть хотя бы один допустимый кандидат для делегирования — VAT Portal знает, кто вправе принять эту задачу, и возвращает список.
- Задача не должна быть шагом подтверждения создателем (финальный шаг «создатель подтверждает» в конце некоторых процессов).
Если Делегировать нет, а думаете, что должно быть, попросите администратора включить делегирование у задачи процесса или добавить кандидатов.
Делегирование, пошагово
- Откройте задачу из Документооборот → Мои задачи.
- В правой колонке нажмите синюю кнопку Делегировать.
- Кнопка подсвечивается, под ней разворачивается форма.
- В списке Делегировать кому выберите человека, которому передаёте задачу. Здесь видны только те, кому разрешено получить эту задачу.
- Напишите комментарий (необязательно, но настоятельно рекомендуется), поясняющий делегирование. Получатель увидит, и комментарий сохраняется в истории аудита. Что-то вроде «Я в отпуске на следующей неделе — пожалуйста, обработайте эту» или «Вы ближе к этому поставщику, проверите?» помогает.
- (Необязательно) Приложите файлы в поддержку делегирования.
- Нажмите синюю кнопку Делегировать внизу формы.
- На ней крутится спиннер, пока делегирование обрабатывается.
- Через момент перенаправит в Мои задачи. Задачи больше нет в вашем списке.
Что происходит на другом конце
После отправки:
- Задача появляется в списке Мои задачи выбранного человека с маленькой янтарной меткой «Делегировано вам» под названием.
- При открытии они видят карточку Информация о задаче, где указано, что задача делегирована от вас, вместе с вашим комментарием.
- Они могут действовать как с любой другой задачей: Согласовать, Отклонить, Делегировать дальше (если разрешено) или Вернуть вам (см. Возврат делегированной задачи).
Ваше имя остаётся в истории аудита как изначально назначенный, цепочка делегирования сохраняется.
Частые вопросы
Кнопки Делегировать нет. Почему?
Одно из трёх:
- Администратор не разрешил делегирование для этой задачи.
- Нет допустимых кандидатов (никто не настроен как получающий задачу).
- Вы на шаге подтверждения создателем, который нельзя делегировать.
Попросите администратора, если думаете, что делегирование должно быть разрешено.
Того, кому хочу делегировать, нет в списке.
Список кандидатов управляется администратором через конфигурацию процесса. Если конкретный человек должен иметь возможность принять задачу, попросите администратора добавить его в настройки делегирования задачи.
Может ли человек, которому я делегировал, делегировать дальше?
В зависимости от настройки администратором, да — дальнейшее делегирование может быть разрешено. Получатель увидит у себя кнопку Делегировать, если так.
Можно ли забрать задачу назад, если передумал?
Напрямую — нет. После делегирования задача их. Если они ещё не действовали, могут вернуть вам через Отмена делегирования. См. Возврат делегированной задачи. Если уже согласовали или отклонили — действие окончательно.
Если делегирую, мой срок сбрасывается?
Нет. Срок задачи — исходный; делегирование не покупает доп. время. Если до срока уже близко, скажите делегату, чтобы действовал быстро.
Можно ли делегировать задачу, которая была делегирована мне?
В зависимости от настройки администратором, да. Если кнопка Делегировать появляется у делегированной вам задачи, можно делегировать дальше. Цепочка сохраняется в истории.
В чём разница между делегированием и просто «войдите за меня»?
Делегирование использует реальный аудит-след VAT Portal — потом всем видно, кто действительно согласовал документ и как он туда попал. Вход под чужой учёткой это скрывает и может создать проблемы при аудите. Всегда делегируйте через UI.
Получит ли получатель уведомление?
Он видит задачу в Моих задачах сразу. Если администратор настроил email-уведомления для назначения задач, они тоже отрабатывают. Чтобы наверняка, скажите ему напрямую — email, Slack или сообщение на доске обсуждений документа.