Пользователи и доступ — обзор

Что вы узнаете#

• Строительные блоки доступа в VAT Portal — пользователи, компании, ресурсы, уровни доступа
• Как вписываются Группы (они отличаются от уровней доступа)
• Где в боковой панели живёт каждая админ-задача
• Какие статьи читать дальше в зависимости от задачи

Общая картина#

Доступ в VAT Portal слоистый. Понимание, как слои складываются, делает каждую отдельную настройку менее загадочной.

Пользователь — учётная запись с логином#

У каждого человека, использующего VAT Portal, есть учётная запись с именем пользователя, паролем, email и несколькими полями профиля. Учётки — персональные, не на команду — у каждого должна быть своя.

Администраторы создают учётки, сбрасывают пароли при необходимости и могут отключать учётки при уходе людей.

Компания — область доступа#

Пользователь принадлежит к одной или нескольким компаниям. Каждая компания — отдельное рабочее пространство: документы, поля, процессы и HR-данные ограничены компанией. Переключая компании (левый верхний угол шапки), вы перемещаетесь между этими областями.

Доступ задаётся на компанию. Тот же пользователь может быть полным админом в Компании A и только-чтением в Компании B. Права в одной не влияют на другую.

Ресурс — функция или раздел#

Ресурс — отдельная функция: Документы, Процессы согласования, Дополнительные поля, Пользователи, Отделы и т.д. Боковая панель слева — по сути список ресурсов, сгруппированных по модулям (Документооборот, Утилиты, HR, Настройки).

Уровень доступа — сколько вы можете#

Для каждого ресурса в каждой компании у пользователя есть уровень доступа. Уровни проранжированы от самого привилегированного к наименее:

Меньше число — больше привилегий. Полное объяснение каждого уровня — в Уровни доступа — объяснение.

Группа — именованный набор пользователей#

Группа — просто именованный список пользователей. Группы не имеют отношения к уровням доступа; они существуют, чтобы задачи процесса можно было назначать «Финансовой команде», а не конкретному человеку или должности. Когда задача назначена группе, любой её член может взять и действовать.

Группы управляются отдельно в Настройки → Группы.

Как части складываются#

Пользователь ─(принадлежит)─▶ Компания ─(содержит)─▶ Ресурсы
     │                            │                        │
     └──(имеет уровень доступа на компанию, на ресурс)─────┘

Пользователь ─(член)─▶ Группа ─(ссылается)─▶ Задачи процесса

• Пользователь входит под учёткой.
• Система знает, к каким компаниям есть доступ.
• Внутри каждой компании система знает уровень доступа пользователя по каждому ресурсу.
• Это определяет, какие разделы показаны в боковой панели и какие кнопки можно нажимать на страницах.
• Группы — совершенно отдельная механика — списки, используемые задачами процессов для распределения назначений.

Где управлять каждым#

Куда идти, зависит от задачи:

Управление пользователями#

Настройки → Пользователи в боковой панели (только админ). Здесь вы:

• Создаёте новые учётки
• Редактируете профиль (имя, email)
• Меняете пароль
• Назначаете пользователя одной или нескольким компаниям
• Задаёте уровень доступа по ресурсу, по компании
• Удаляете пользователя
• Копируете настройку существующего для создания нового

См. Создание нового пользователя и родственные статьи.

Управление группами#

Настройки → Группы в боковой панели (только админ). Где:

• Создаёте новую группу
• Переименовываете или удаляете
• Добавляете или убираете пользователей

См. Создание группы и Управление участниками группы.

Управление компаниями#

Иконка пользователя в шапке (правый верхний угол) — только admin/root — содержит пункты:

• Создать компанию — добавить новое рабочее пространство
• Управление модулями — выбрать, какие модули доступны компании
• Отключить компанию — деактивировать рабочее пространство

См. раздел Управление компанией.

Конечные пользователи vs. администраторы#

Конечные пользователи взаимодействуют с этой секцией только в одном месте: смена своего пароля — хотя сейчас это делает админ, не самообслуживание (см. Вход и выход о текущем состоянии управления паролями). Всё остальное происходит тихо в фоне: их учётка и доступ — то, что им настроили, и они используют полученные права, не касаясь этой секции.

Администраторы проводят здесь регулярное время:

• Онбординг новых (создать пользователя, назначить компании, задать доступ)
• Изменения ролей (обновить уровни, переместить между компаниями)
• Оффбординг (отключить / удалить при уходе)
• Управление участием в группах по мере изменений в командах

Рекомендованный порядок чтения#

Если настраиваете новую среду или только начинаете разбираться, читайте в таком порядке:

1. Уровни доступа — объяснение — полный разбор, что может каждый уровень (Root, Admin, AppAdmin, Operator, ReadOnly и т.д.). Самая фундаментальная статья раздела.
2. Роли — обзор — как роли связаны с уровнями на практике.
3. Создание нового пользователя — задача первого дня.
4. Назначение пользователя нескольким компаниям — когда нужен доступ за пределы домашней компании.
5. Управление доступом пользователя (ACL на компанию) — детальная настройка по ресурсам.
6. Редактирование профиля пользователя, Копирование пользователя, Смена пароля пользователя, Удаление пользователя — остальные CRUD-операции.
7. Создание группы и Управление участниками группы — когда готовы к назначению задач группам.

Если ищете конкретную задачу («как дать этому пользователю доступ к тому, чего не видно?»), переходите сразу к статье с подходящим заголовком.

Частые вопросы#