Создание формы-заявки

Что вы узнаете#

• Когда использовать форму-заявку, а когда загрузку файла
• Как заполнять поля формы, включая повторяющиеся
• Что происходит после отправки

Когда это использовать#

У Документооборота два способа создания документа:

• Заполнить форму-заявку — когда документ это структурированная форма с полями (сумма, дата, отдел, причина и т.д.). Эта статья об этом случае.
• Загрузить файл — когда документ уже существует как PDF, Word или скан. См. Создание документа из файла.

Администратор решает, какой тип использует каждый вид документа, поэтому вы увидите только те, что настроены для компании.

Открытие страницы Создать документ#

Можно начать из любого из трёх мест:

• Дашборд → Быстрые действия → Новый документ.
• Страница Документы (Документооборот → Документы) → кнопка Создать в правом верхнем углу.
• Прямой URL — /docflow/documents/create.

Заполнение формы#

1. Выбор типа документа#

Откройте список Тип документа и выберите форму-заявку — например, «Заявка на отпуск» или «Разрешение на командировку». Остальная часть страницы построена из шаблона, настроенного администратором для этого типа.

2. Заголовок#

Заголовок автоматически появляется в формате {Тип документа} - {Ваше имя} — например, «Заявка на отпуск - Rovshan Alizade».

Заголовок только для чтения и не редактируется. Это специально: поддерживает единый паттерн именования всех документов в компании, чтобы согласующие сразу понимали, что за документ и от кого.

3. URL (необязательно)#

Однострочное необязательное поле для связанной ссылки — трекер проекта, запись встречи, страница Confluence, что-то дающее контекст. Оставьте пустым, если не нужно.

4. Содержимое#

Область содержимого предзаполнена шаблоном, написанным администратором для этого типа. В большинстве случаев менять не нужно.

Если всё же нужно:

1. Нажмите иконку карандаша / Редактировать на карточке Содержимое.
2. Появится диалог подтверждения: «Содержимое предзаполнено из шаблона типа документа. Вы уверены, что хотите редактировать?»
3. Нажмите Подтвердить, чтобы сделать содержимое редактируемым.

5. Поля#

Под Содержимым — раздел Поля — пользовательские данные, спроектированные администратором для этого типа. Типы полей:

• Текст — свободный текст.
• Число — числовой ввод (суммы, количества, счётчики).
• Дата — выбор даты.
• Переключатель Да / Нет — для простых вкл/выкл.
• Список — выбор из предзаданного списка опций.
• Вложенные поля — у некоторых полей есть подчинённые с отступом ниже (например, поле «Позиция» с «Количество» и «Цена» внутри).

Подписи полей показываются на вашем текущем языке, если администратор добавил переводы. Если перевода нет, видна оригинальная подпись.

6. Повторяющиеся поля — «Добавить ещё»#

Некоторые поля можно заполнить больше одного раза. Например, возмещение расходов может позволять добавить несколько позиций. Если поле это поддерживает:

• Под ним появится кнопка Добавить ещё.
• Нажмите, чтобы добавить новую копию поля (и его подчинённых, если есть).
• Рядом с каждой копией появляется иконка × для удаления.

Если поле настроено на фиксированное число повторов (скажем, ровно три копии), кнопок Добавить или Удалить нет — просто заполняете имеющееся.

7. Отправка#

Заполнив всё нужное, прокрутите вниз и нажмите Создать.

• На кнопке крутится спиннер, пока запрос обрабатывается.
• Если валидация не прошла (например, нет заголовка), внизу формы появится ошибка — исправьте и нажмите Создать снова.
• При успехе вы попадёте на страницу деталей нового документа.

После нажатия Создать#

Вы попадаете на страницу деталей нового документа. Он в статусе Активен — существует, вы ещё можете редактировать, исправлять или удалить — но не отправлен на согласование.

Со страницы деталей можно:

• Проверить всё введённое.
• Нажать Редактировать, чтобы изменить.
• Нажать Запустить согласование, когда готовы отправить на проверку.
• Нажать 🗑, чтобы удалить, если передумали.

Как отправить на согласование — см. Запуск процесса согласования.

Частые вопросы#