Sənəd növlərini idarə etmək

Nə öyrənəcəksiniz#

• Sənəd növü nəyi müəyyən edir və niyə Sənəd Dövriyyəsinin təməlidir
• Sənəd növlərini necə yaratmaq, redaktə etmək, kopyalamaq və silmək
• Yaradarkən hansı tənzimləmələri seçmək
• Sənəd növləri sahələrə, iş axınlarına və filtrlərə necə bağlanır (öz məqalələrində əhatə olunub)

Sənəd növü nədir#

Sənəd növü şirkətinizin idarə etdiyi bir növ sənədi müəyyən edən şablondur — "Məzuniyyət Sorğusu", "Təchizatçı Qaiməsi", "Ezamiyyət İcazəsi", "Müqavilə" və s. VAT Portal-dakı hər fərdi sənəd sənəd növünün bir nümunəsidir.

Sənəd növü bunu müəyyən edir:

• Hansı növ sənəd olduğu — fayl əsaslı və ya sorğu formu
• Hansı sahələri tutduğu (məbləğ, tarixlər, şöbə, səbəb və s.)
• Hansı təsdiq iş axını onu baxış üçün yönləndirir
• Sənədin məzmununa əsasən iş axını seçən seçimlik filtrlər (məs., "10,000 AZN-dən çox məbləğlər CEO-təsdiq iş axını istifadə edir")
• Əlavələr, versiyalandırma və eyni vaxtda təsdiqlər kimi müxtəlif növ-başına tənzimləmələr

Son istifadəçilər yalnız qurduğunuz sənəd növlərindən sənədlər yarada bilər. Ona görə biznes komandası VAT Portal-dan yeni növ sənədi idarə etməsini istədikdə, sənəd növü yaratmaq admin üçün ilk işdir.

Sənəd Növləri səhifəsini açmaq#

Yan paneldə Sənəd Dövriyyəsi → Sənəd Növləri və ya birbaşa URL /docflow/document-types.

Siyahı hazırda aktiv şirkətinizdə hər sənəd növünü göstərir.

Səhifənin yuxarısı:

• Ad və ya təsvir üzrə Axtarış.
• Süzgəc tabları: Hamısı, Sənəd, Sorğu Formu — hər biri sayı göstərir.
• Yarat düyməsi (yuxarı sağ) — Sənəd Növü Yarat dialoqunu açır.

Cədvəl:

• Ad (altda təsvir önizləməsi ilə)
• Növ — Sənəd və ya RequestForm
• Status — Aktiv və ya Qeyri-aktiv
• Əlavələr — Bəli / Xeyr (bu növ üçün əlavələr aktivdirmi)
• Yaradılıb — növ nə vaxt əlavə edilib

Sənəd növünün detal səhifəsini açmaq üçün hər hansı sətirə klikləyin.

Hər sətrin sonundakı üç-nöqtə menyusu Kopyala və Sil təklif edir.

Sənəd növü yaratmaq#

1. Səhifənin yuxarısında Yarat üzərinə klikləyin.
2. Dialoqu doldurun:
   • Ad — bu növü seçəndə istifadəçilərin görəcəyi ad. Aydın və biznes-dostu olun.
   • Növ — fayl əsaslı sənədlər üçün Sənəd, strukturlu formalar üçün Sorğu Formu. Bu seçim qalıcıdır — növü yenidən yaratmadan sonradan dəyişə bilməzsiniz.
   • Təsvir — sərbəst mətn. Sorğu Formu növləri üçün bu yaradıcılar formu açdıqda onlara göstərilən standart məzmun şablonu olur — ona görə standart mətni, paraqraf strukturunu və ya boilerplate təlimatları burada əvvəlcədən qoya bilərsiniz. Sənəd növləri üçün təsvir sadəcə adminlər üçün qeyddir.
   • Versiyalandırmanı Aktivləşdir — bu sənəd növünün rəddən sonra düzəldiləndə versiya nömrələri qeyd edib-etməməsini idarə edən açıldaq. Xüsusi səbəbiniz olmasa, onu açıq buraxın.
   • Əlavələrə İcazə Ver — yalnız Sorğu Formu növləri üçün mövcuddur (fayl əsaslı sənədlər üçün avtomatik olaraq sönükdür, onların artıq əsas faylı var). Yaradıcıların dəstəkləyici fayllar yükləyə bilməsini istəyirsinizsə aktivləşdirin.
3. Yarat üzərinə klikləyin.

Yeni sənəd növü dərhal siyahıda görünür. Sonra sahələr əlavə etmək və təsdiq iş axını təyin etmək üçün onun detal səhifəsini açırsınız — bunlar olmadan növ hələ son istifadəçilər tərəfindən istifadə edilə bilməz.

Sənəd növünü redaktə etmək#

1. Detal səhifəsini açmaq üçün sənəd növünün sətrinə klikləyin.
2. Bir neçə kart görəcəksiniz. Yuxarıdakı Ümumi Məlumat-dır:
   • Redaktə dialoqunu açmaq üçün Təsvir kartının yuxarı sağındakı Redaktə düyməsini (və ya səhifə başlığının redaktə funksiyasını, səhifənin necə qurulduğundan asılı olaraq) istifadə edin.
   • Adı, təsviri, versiyalandırma açıldaq və əlavə açıldağı dəyişə bilərsiniz. Növü (Sənəd vs. Sorğu Formu) yaradıldıqdan sonra dəyişə bilməzsiniz.

Dəyişikliklər yadda saxladıqdan dərhal sonra qüvvəyə minir.

Sənəd növünü kopyalamaq#

Sənəd növünü kopyalamaq variant yaratmaq üçün qısayoldur. Faydalıdır:

• Mövcud növün variantını istəyirsiniz (məs., "Məzuniyyət Sorğusu"-a əsaslanan "Məzuniyyət Sorğusu — Beynəlxalq").
• Orijinalı yeniləməzdən əvvəl təhlükəsiz nüsxədə dəyişiklikləri test etmək istəyirsiniz.
• İkinci şöbə oxşar növ, amma bir qədər fərqli sahələr və ya iş axını istəyir.

Necə kopyalamaq:

1. Sənəd növünün sətrindəki üç-nöqtə menyusunu klikləyin.
2. Təkrarla seçin.
3. Dialoqda yeni ad daxil edin ("{orijinal} (nüsxə)" ilə əvvəlcədən doldurulub).
4. Təkrarla üzərinə klikləyin.

Yeni sənəd növü orijinal ilə eyni sahələr, iş axını təyinatları, filtrlər və tənzimləmələrlə yaradılır. Sonra onun detal səhifəsini açıb fərqli olan nəyisə redaktə edə bilərsiniz.

Sənəd növünü silmək#

1. Sənəd növünün sətrindəki üç-nöqtə menyusunu klikləyin.
2. Sil seçin.
3. Dialoqda təsdiq edin.

Detal səhifəsində başqa nə var#

Sənəd növünün detal səhifəsində ümumi məlumatdan əlavə üç kart daha var, hər biri öz məqaləsində əhatə olunub:

• Sahələr — bu sənəd növünün tutduğu xüsusi sahələr (məbləğ, tarix, şöbə və s.). Sənəd növünə sahələr əlavə etmək məqaləsinə baxın.
• İş Axınları — bu növə hansı təsdiq axınlarının təyin edildiyi, hansının standart olduğu və hansı sırada işlədikləri. Təsdiq iş axınları yaratmaq məqaləsinə baxın.
• Filtrlər — sənəd məzmununa əsasən iş axını seçən yönləndirmə qaydaları (məs., məbləğ əsaslı yönləndirmə). Filtrləri və filtr qaydalarını idarə etmək məqaləsinə baxın.

Ümumi suallar#