Sənəd Dövriyyəsi — İcmal

Nə öyrənəcəksiniz#

• Sənəd Dövriyyəsi nədir və hansı şeyləri idarə edir
• Lüğət: sənəd növləri, sənədlər, təsdiq axınları, tapşırıqlar, sahələr
• Sənədin keçdiyi həyat dövrü — yaradılmadan təsdiqə və ya düzəlişə qədər
• Yan paneldə hər şey haradadır
• Son istifadəçilər nə edir, adminlər nə edir

Sənəd Dövriyyəsi nədir#

Sənəd Dövriyyəsi VAT Portal-ın təsdiq sistemidir. Şirkətinizin baxış üçün yönləndirmək istədiyi istənilən sənəd Sənəd Dövriyyəsindən keçə bilər: məzuniyyət sorğuları, təchizatçı qaimələri, ezamiyyət icazələri, xərc hesabatları, müqavilələr və hər şey.

Əsas ideya konfiqurasiya oluna bilənlikdir. Sabit formalar dəsti əvəzinə, admininiz biznesinizə uyğun sənəd növlərini, hər birinin təsdiq addımlarını və sənədlərin necə yönləndiriləcəyi qaydalarını müəyyən edir. Son istifadəçilər isə qurulmuş olanı istifadə edirlər — sənəd yaradır, onlara təyin edilən tapşırıqlara cavab verir və öz sənədlərinin irəliləyişini izləyirlər.

İki növ sənəd#

Sənəd Dövriyyəsi iki fərqli sənəd növünü dəstəkləyir və daha da irəli getməzdən əvvəl bu fərqi başa düşmək lazımdır.

Fayl əsaslı sənədlər#

Mövcud bir faylı — adətən PDF, Word sənədi və ya skan edilmiş şəkli — yükləyib həmin faylı təsdiqlərdən keçirirsiniz. Sənəd artıq fayl kimi mövcud olanda və sadəcə insanların onu yoxlayıb imzalamasına ehtiyacınız olanda istifadə edin. Müqavilələr, təchizatçı qaimələri, skan edilmiş qəbzlər üçün yaxşıdır.

Sorğu formaları#

Sahələri olan strukturlu formu doldurursunuz (mətn, rəqəmlər, tarixlər, açılan menyular, dəyişdiricilər). Fayl əlavəsinə ehtiyac yoxdur — formun özü sənəddir. Məzuniyyət günləri, ezamiyyət icazələri, İT avadanlığı sorğuları, xərc iddiaları kimi daxili sorğular üçün yaxşıdır.

VAT Portal-dakı hər sənəd bu iki növdən biridir. Admininiz qurduğu zaman hər sənəd növünün hansı növdən istifadə etdiyinə qərar verir.

Tikinti blokları#

Sənəd Dövriyyəsi ilə bağlı digər məqalələr boyunca bir neçə termin görünür. İndi onları öyrənmək sonradan çox vaxt qazandırır.

Sənədin həyat dövrü#

Hər sənəd proqnozlaşdırıla bilən statuslar dəstindən keçir:

    Aktiv   ────►  Təsdiqdə   ────►  Təsdiqlənmiş
   (qaralama)      (baxışda)         (bitmiş)
       ▲              │
       │              ▼
       └── Rədd edilmiş ── (yaradıcı Düzəliş Et → yenidən Aktiv)

• Aktiv — təzə yaradılıb. Yaradıcı hələ də onu redaktə və ya silə bilər. Başqası tapşırıq siyahısında onu görmür.
• Təsdiqdə — yaradıcı təsdiq axınını başlatdı. Sənəd indi tapşırıqlar arasında hərəkət edir. Hər təyinat öz addımında növbəyə görə hərəkət edir.
• Təsdiqlənmiş — hər addım təsdiqləndi. Sənəd yekundur; artıq dəyişiklik yoxdur.
• Rədd edilmiş — yol boyunca kimsə onu rədd etdi. Sənəd hərəkət etməyi dayandırır. Yaradıcı ya onu silə, ya da Düzəliş Et üzərinə klikləyərək yeni versiya yarada, problemi düzəldə və təsdiq axınını yenidən başlada bilər.

Tək sənəd Rədd → Düzəliş → Təsdiq dövrünü lazım olduğu qədər keçə bilər. Hər düzəliş versiyanı artırır (v1 → v2 → v3 …) ki, tam tarix qorunsun.

Sənəd Dövriyyəsini faydalı edən nədir#

Tapşırıq məqalələrində təkrar-təkrar ortaya çıxan bir neçə xüsusiyyət:

• Xüsusi sahələr — hər sənəd növünün şirkətinizin tələb etdiyi məlumatları dəqiq tutmaq üçün admininiz tərəfindən dizayn edilmiş öz sahə dəsti var.
• Şərti yönləndirmə — təsdiq axını sənədin məzmunundan asılı olaraq fərqli yolları seçə bilər. Məsələn, "məbləğ 10,000 AZN-dən çoxdursa, əlavə imza üçün CEO-ya yönləndir".
• Həvalə — tapşırıq sizi gözləyir, amma hərəkət edə bilmirsinizsə (ofisdən kənardasınız, sizin sahəniz deyil), onu həmkarınıza həvalə edə bilərsiniz. Admininiz hansı tapşırıqların buna icazə verdiyini idarə edir.
• Müzakirə lövhəsi — hər sənədin təsdiqçilərin sual verə biləcəyi və yaradıcının cavab verə biləcəyi daxili söhbət axını var. Tam söhbət sənədə əlavə olunur.
• Əlavələr — əsas fayl və ya formdan əlavə, hər sənəd dəstəkləyici əlavələr apara bilər — skanlar, hesablamalar, əlaqəli müqavilələr və s.
• Versiya nəzarəti — düzəlişlər köhnəsinin üstündən yazmaq əvəzinə yeni versiyalar yaradır. İlk dəfə rədd edildikdə sənədin necə göründüyünü həmişə görə bilərsiniz.

Yan paneldə hər şey haradadır#

Yan panelin Sənəd Dövriyyəsi bölməsində:

• Sənədlər — statusa görə qruplaşdırılmış bütün sənədlərin siyahısı. Yeni yaratmaq və ya mövcudlara baxmaq üçün başlanğıc nöqtəsi.
• Sənəd Növləri (admin) — şablonları konfiqurasiya edin: sahələr, iş axınları, filtrlər.
• Təsdiq Axınları (admin) — iş axını dizaynlarını konfiqurasiya edin: tapşırıqlar, təyinatlar, şərtlər.
• Tapşırıqlarım — şəxsən sizə təyin edilmiş və hərəkət tələb edən tapşırıqlar. Son istifadəçilər vaxtlarının çoxunu burada keçirir.
• İş Axını Admini (yalnız admin) — ilişib qalmış təsdiqləri problemi həll etmək üçün diaqnostik alət. Əksər istifadəçilərə heç vaxt lazım deyil.

Sizin gördüyünüz giriş icazələrinizdən asılıdır — admin-only səhifələr adi istifadəçilərə görünmür. Yan panelin necə süzüldüyü üçün Tətbiqdə naviqasiya məqaləsinə baxın.

Son istifadəçilər vs. adminlər#

Son istifadəçilər vaxtlarının çoxunu üç şeyə sərf edir:

1. Sənəd yaratmaq — form doldurmaq və ya fayl yükləmək, sonra təsdiq axınını başlatmaq.
2. Tapşırıqlarım-da tapşırıqlara cavab vermək — onlara yönləndirilmiş elementləri təsdiqləmək, rədd etmək və ya həvalə etmək.
3. Öz sənədlərini izləmək — sorğularının hara çatdığını görmək, suallara cavab vermək, rədləri düzəltmək.

Adminlər sistemi qurur və sağlam saxlayır:

1. Sənəd növlərini və onların tutduğu sahələri müəyyən etmək.
2. Təsdiq axınlarını dizayn etmək — addımlar, təyinatlar, şərtlər, yönləndirmə qaydaları.
3. İstifadəçiləri və qrupları idarə etmək ki, tapşırıqlar düzgün təyin edilə bilsin.
4. İlişib qalmış təsdiqləri düzəltmək — nəsə səhv getsə (nadir, amma vacib) İş Axını Admini vasitəsilə.

Əksər insanlar son istifadəçidir. Admin konfiqurasiyası adətən təşkilatda bir-iki şəxs tərəfindən yerinə yetirilir.

Sonrakı hara getmək#

Son istifadəçi tapşırıqları, tez-tez edəcəyiniz sıra ilə:

• Fayldan sənəd yaratmaq
• Sorğu forması yaratmaq
• Təsdiq prosesini başlatmaq
• Tapşırıqlarım — icmal
• Tapşırığı təsdiqləmək
• Tapşırığı rədd etmək
• Tapşırığı başqasına həvalə etmək
• Müzakirə lövhəsindən istifadə
• Rədd edilmiş sənədi düzəltmək

Admin mövzuları:

• Sənəd növlərini idarə etmək
• Sənəd növünə sahələr əlavə etmək
• Təsdiq iş axınları yaratmaq
• Vizual axın redaktorundan istifadə
• İş Axını Admini — ilişib qalmış iş axınlarını düzəltmək